Import NVOCC (Non Vessel Operating Common Carrier)

Okay kalo sebelumnya gue udah sangat-sangat sedikit menjelaskan tentang gimana prosedur export yang biasa-biasa amat itu tapi cukup rumit kalo lo gak punya basic sekolah tinggi transportasi, sekarang coba gue share sedikit pengetahuan gue tentang cara meng-handle import yang baik. FYI, jangan pernah anggep remeh bidang yang satu ini, ini mainannya duit men, kesalahan pihak ke tiga (dalam bisnis NVOCC, pihak ke 3 bisasanya consignee atau si pemilik barang) bisa jadi modal jajan tambahan buat kalian dan yang namanya kesalahan itu lazim disebut re-address (kalo kami baca: Duit lagiiii).

Okay, sebagai NVOCC, kita pasti memiliki agent di negara-negara tertentu, biasanya, dua atau tiga hari sebelum kapal tiba, notice of arrival dari agent sampe duluan tuh ke imel kalian, so, sering-sering check imel, kalian lost, sejumlah uanglah ganjarannya. Tapi perlu di ingat si Agent bukanlah dewa yang selalu ontime saat mengirim Notice of Arrival. Kadang malahan pihak pelayaran (Carrier) yang masuk lebih dulu ke email kita. Jadi, kalau kalian terima Notice of Arrival dari agent lebih dulu, kalian langsung hubungi pihak Pelayaran (Carrier) untuk menanyakan kapan tiba kapal dan kapan terakhir submit Flat File, karena keterlambatan men-submit flat file inipun akan mengakibatkan re-addres. Begitupun sebaliknya, jika kalian terima Notice of Arrival lebih dulu dari carrier, maka kalian harus push agent untuk segera mengirimkan dokumen pengapalan (cukup final revise bill of lading) yang nantinya akan di gunakan untuk membuat flat file. Okay, kepanjangan men pengantarnya, and now, let the party began:

1. Saat kalian terima B/L (baik master maupun house), kalian buatkan flat file dengan program yang sudah terintegrasi dan gak asing lagi ditelinga para pelaku bisnis exim yaitu Modul Entry Manifest dimana B/L sebagai basic pembuatan dan flat file sebagai output.
   
2. Submit ke carrier sebelum deadline karena keterlambatan, hmmm siap-siaplah kalian merogoh USD dan berurusan dengan orang-orang buncit b*a cu*ai. Alangkah baiknya kalian periksa sedetail-detailnya karena flat file yang dibuat based on B/L harus benar-benar 100% sama dengan yang tertera dalam B/L. Satu kesalahan penulisan (contoh: dalam kolom consingnee yang tertera dalam B/L tertulis nama PT.Internusa Cargo, dan yang kalian entry kedalam Modul Entry Manifest misalkan PT. Intenrusa Cargo) dapat mempengaruhi output yang berupa flat file dan siap-siap lah kalian merogoh kocek.
3. Pemeriksaan flat file dapat dilakukan dengan melakukan print hard copy manifest, jika hard copy manifest telah diperiksa dan semuanya sama dengan yang tertera di B/L, maka flat file pun dapat dipastikan serasi dengan si B/L. Saya sarankan, pilihlah rekan kerja yang teliti untuk memeriksa hasil hard copy manifest yang telah anda buat, usahakan jangan periksa sendiri karena suggesti akan keyakinan 100% benar atas apa yang anda kerjakan, bisa membuat uang makan kalian selama 1 minggu hilang karena harus membayar denda.
4. Selelah semua dokumen selesai, maka silahkan anda submit flat file dan hard copy manifest kepada carrier dan saya sarankan mintalah selalu konfirmasi penerimaan hard copy manifest dan flat file dari pelayaran, mungkin karena satu atau lain hal (ex: komputer carrier penuh email-nya sehingga email yang kalian kirim tidak diterima). Lazimnya flat file harus disubmit, minimal 1 (satu) hari sebelum tiba kapal (vessel).
5. Setelah kapal tiba, biasanya bagian dokumen menyerahkan B/L, surat tugas, dan surat jalan yang sudah di endorse kepada bagian operasional untuk menebus D/O (Delivery Order) ke Carrier.
6. Setelah D/O sudah diterima, kalian cukup menunggu D/O ditebus oleh consignee. Dalam pelepasan D/O, kalian harus melakukan check list terhadap beberapa dokumen yang dibawa bagian operasional consignee seperti surat tugas, surat jalan, surat peminjaman container (yang asli kalian pegang, dan yang copy, kalian endorse dengan label perusahaan dan cap depot tempat dimana container harus dikembalikan). D/O yang kalian lepas harus terlebih dulu di endorse perusahaan dan tanggal valid D/O (tanggal Valid dapat dilihat dari tanggal yang tertera d B/L ditambah free time yang tertera juga di B/L). Didalam D/O biasanya terdapat 3 rangkap yang kalau diurutkan dari warnanya: putih (untuk diberikan kepada consignee), Merah dan hijau untuk filing.
7. Setelah D/O ditebus (include uang jaminan container), bukan berarti urusan kalian selesai, kalian harus memantau tanggal kembali container (Container return to depot date), yang biasanya kalian dapatkan dari laporan rutin (biasanya per hari) pihak depot yang kalian tunjuk. Jika ada yang melewati tanggal pengembalian, biasanya akan ada denda yang akan dikenakan. Untuk perhitungannya, tidak ada standar baku-nya brader. Sejauh yang saya tau, untuk container 20'ft, keterlambatan 1-5 hari dikenakan charge sebesar USD10/day, 6-10 hari: USD20/day, 11-15 hari: USD30/day, above 16, USD40/day. Dan untuk container 40'ft, keterlambatan 1-5 hari dikenakan charge sebesar USD15/day, 6-10 hari: USD30/day, 11-15 hari: USD45/day, above 16, USD60/day. Jika timbul denda, maka consignee berhak memilih apakah pembayaran denda dilakukan dengan memotong uang jaminan container atau akan dibayarkan terpisah sehingga uang jaminan container tidak terpotong.
8. Berikan tanda terima penarikan jaminan container saat uang jaminan telah ditarik oleh consignee dan itu berarti kalian selesai sudah bermain dengan yang namanya Import.

Hal-hal yang gue sharing diatas terjadi jika prosedur yang kalian jalankan mulus-mulus aja. Kalau ada kendala yang mengharuskan kalian berurusan dengan pihak berwenang, gue gak bisa share disini, panjang soalnya..hihiihihii...semoga berguna dan semoga kalian selamat dari bidang yang cukup memerlukan ketelitian ini. Gak teliti = duit.